לא עוד מיילים, ווטסאפים, פקסים ופינג-פונג בשיחות טלפון: רשות העתיקות השיקה לאחרונה מערכת חדשה לבדיקת תוכניות בנייה, שמייעלת את התקשורת עם היזמים בנושא בדיקת תכניות.

למה מערכת חדשה?

תהליך התכנון והבנייה במדינת ישראל עובר, פעמים רבות, דרך רשות העתיקות, ומצריך מעורבות של הארכיאולוגים שלנו בבדיקת תכניות בנייה. יזם שפונה לוועדות התכנון כדי לקבל אישור לקידום תכנית, אשר מתברר כי בשטחה יש עתיקות, נשלח אלינו על מנת לקבל את אישורנו.

סגן מנהל הרשות, יוסי לוי, פנה אל מנהל טכנולוגיות דיגיטליות ומידע, בבקשה ליעל ולפשט את תהליך ההגשה ואת אישור התכנית, ובשיתוף פעולה של יחידת המערכות האפליקטיביות עם מנהלי המרחבים וראשות המטה במרחבים, אופיינו הצרכים והתהליך יצא לדרך.

לאחרונה הושקה מערכת חדשה, שמחליפה את ההליך הידני, ומסייעת ליזמים ולארכיאולוגים כאחד. המערכות מורכבת ממספר מודולים: אזור אישי ליזמים, מערכת מידע עבור המטה המאשר ברשות העתיקות, וממשק ישיר למערכת "מנורה", לצורך פתיחת פעילויות ולניהול הפרוייקטים.

איך המערכת עובדת?

בחודשים האחרונים נערך 'פיילוט' של המערכת, וכעת, היא נגישה לכל היזמים הפונים לרשות.

המערכת מאפשרת ליזמים לפנות אלינו באופן מקוון, בתהליך מונחה ומוכוון, המייעל את תהליך הפנייה ומקצר אותו באופן משמעותי.
המערכת מאפשרת ליזם לפתוח פנייה ולצרף אליה את כל המסמכים הנדרשים. ה"ערכה המלאה" של הפנייה מועברת ישירות לגורם הרלוונטי לטיפול, בהתאם ליישוב שבו מתוכננת הבנייה.

הגורם המטפל מוודא שהפנייה נעשתה באופן שלם, מעדכן את הפונה לגבי צורך בהשלמת מסמכים ובתשלומים נדרשים, ושולח את ההחלטות שמתקבלות באמצעות המערכת, ובמייל ישיר לפונה.

המערכת מרכזת את כל המידע הנדרש, כולל רכיב GIS משוכלל, שמציג את כל המידע הגאוגרפי הנדרש לצורך האישור, ורישום פעילות הבדיקה בשכבת הפעילויות של רשות העתיקות.

המערכת מאפשרת ליזם מעקב אחר הטיפול בבקשה ותקשורת ישירה מול הגורם המאשר ברשות. בסיום הטיפול, מקבל הפונה את החלטת הרשות ואת השובר לתשלום באמצעות הדוא"ל, וכן קישור למשוב אודות חוויתו מהמערכת החדשה. עד כה, התקבלו משובים מצוינים.

מה עכשיו?

1,500 יזמים כבר הגישו למעלה מ-3,000 פניות דרך המערכת החדשה, מדי יום מתקבלות בה כ-50 פניות חדשות לטיפול, והמספר רק עולה.

השקה זו, מסיימת תהליך פיתוח מורכב שנוהל מול ספק מפתח, ומהווה סנונית ראשונה לפיתוח מודולים מתקדמים, שישרתו את  ליבת העשייה הארגונית, ומשלימים את התשתית של מערכות הליבה הקיימות.

המערכת נמצאת בשלבי פיתוחים נוספים, לטובת התאמה מרבית לעבודת השטח.